PFRON: Kogo nie wliczać do stanu zatrudnienia? Wyjaśnienie przepisów.

Jeśli jesteś pracodawcą, musisz wiedzieć, kiedy powstaje obowiązek wpłat do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Gdy zatrudniasz co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty i nie osiągasz wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, pojawia się obowiązek finansowy. Liczenie stanu odbywa się metodą średniej arytmetycznej stanów dziennych z uwzględnieniem dni wolnych i zaokrągleń.

W praktyce ważne są wyjątki: osoby niepełnosprawne na urlopach bezpłatnych oraz osoby niebędące niepełnosprawnymi na urlopach rodzicielskich i wychowawczych często nie są wliczane.

Wzór na wpłatę to: 40,65% × przeciętne wynagrodzenie × (Zo × wskaźnik – Zn). Deklarujesz i płacisz do 20. dnia miesiąca razem z INF-D-P.

Kluczowe wnioski

• Sprawdź, czy twoja firma przekracza próg 25 etatów — to warunkuje obowiązek.
• Ustal stan zatrudnienia metodą średniej arytmetycznej z zaokrągleniami.
• Wyklucz osoby na urlopach bezpłatnych i niektóre urlopy rodzicielskie.
• Oblicz wpłatę według podanego wzoru i złóż INF-D-P do 20. dnia.
• Użyj kalkulatora etatów przy planowaniu, by minimalizować koszty.

Podstawy prawne i metoda ustalania stanu zatrudnienia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy

Zanim zaczniesz obliczenia, ustal, które osoby wpisujesz do ewidencji jako pracowników. To kluczowe, bo od tego zależy baza do dalszych wyliczeń.

Kto jest pracownikiem i kogo wyłączasz

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub na spółdzielczej umowie o pracę. Umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło) pozostają poza obliczeniami.

Średnia arytmetyczna stanów dziennych

Zbierz dzienne stany za każdy dzień miesiąca, w tym niedziele i święta. Dla dni wolnych przyjmij wartość z dnia roboczego poprzedzającego.

Zsumuj wszystkie stany i podziel przez liczbę dni kalendarzowych. Podaj wynik z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i zastosuj zaokrąglenie matematyczne.

Próg 25 pracowników w przeliczeniu na etaty

Licząc w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, konwertuj części etatu na ułamki. Obowiązek wpłat powstaje, gdy osiągniesz co najmniej 25 pracowników w tej skali i nie spełnisz wymogu wskaźnika zatrudnienia.

• Sprawdź ewidencję i dokumentuj podstawie umowy każdej osoby.
• Użyj prostego kalkulator etatów do symulacji przed wprowadzeniem zmian.

pfron kogo nie wliczamy do stanu zatrudnienia

Sprawdź, jakie sytuacje powodują wyłączenie pracowników z rachunku etatów w twojej firmie. Poniżej znajdziesz przejrzyste wskazówki, które ułatwią poprawne prowadzenie ewidencji.

Osoby niepełnosprawne na urlopach bezpłatnych

Osoby niepełnosprawne przebywające na urlopie bezpłatnym nie wpływają na średni stan etatów. Pozostają w stosunku pracy, ale ich etaty się nie sumują przy wyliczeniach.

Urlop rodzicielski i wychowawczy

Osoby, które nie są osobami niepełnosprawnymi i są na urlopie rodzicielskim lub wychowawczym, także są wyłączone z obliczeń. Do czasu powrotu nie zwiększają zatrudnienia.

Nieświadczący pracy: służba, OHP, świadczenie rehabilitacyjne

Nie uwzględniasz pracowników nieświadczących pracy z powodu służby wojskowej lub zastępczej. Uczestnicy Ochotniczych Hufców Pracy oraz osoby pobierające świadczenie rehabilitacyjne również są wyłączone.

Umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego i urlopy z odrębnych ustaw

Zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego nie są doliczani do etatów. Podobnie osoby przebywające na urlopach bezpłatnych wynikających z odrębnych ustaw.

Pamiętaj: dokumentuj podstawie umowy i daty rozpoczęcia oraz zakończenia przerw. To ułatwi ustalenie dziennych stanów i obronę wyłączeń przy audycie.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych: 6% w firmach a 2% w edukacji i opiece

Wskaźnik procentowy kadry z orzeczeniami kształtuje obowiązek wpłat — różne podmioty mają inne progi, które decydują o zwolnieniu z opłat.

Podmioty stosujące 6% i pełny zakres zwolnień

Przedsiębiorcy, jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze oraz instytucje kultury muszą osiągnąć 6% udziału zatrudnienia osób niepełnosprawnych, by uniknąć wpłat. To warunek szczególnie ważny, gdy masz powyżej progu etatów.

Jednostki o wskaźniku 2%: sposób liczenia

Szkoły, uczelnie, przedszkola i placówki opiekuńcze stosują preferencyjny wskaźnik 2%. Obliczenie obejmuje sumę udziału pracowniczego oraz podwojonego udziału uczniów, wychowanków i studentów z niepełnosprawnościami według stanu z roku ubiegłego.

• Szkoła z dużą liczbą uczniów z orzeczeniami może spełnić wymóg przy niższym udziale kadry.
• W przypadku jednostek hybrydowych przeanalizuj, który reżim ma zastosowanie.
• Schorzenia szczególne mogą obniżyć wymagany wskaźnik — sprawdź dokumentację medyczną.
• Monitoruj wskaźnik co miesiąc i publikuj raporty HR dla zarządu.

Specjalny przypadek: pracownicy z Ukrainy na urlopie bezpłatnym a stan zatrudnienia

Ustawa wprowadziła zasady dla pracowników z Ukrainy przebywających na urlopie bezpłatnym z powodu działań wojennych. Regulacja obowiązuje z mocą od 1 lipca 2024 r., a ma zastosowanie przy rozliczeniach za okres od 1 marca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.

Warunki wyłączenia są dwa. Pracownik nie może mieć orzeczenia o niepełnosprawności. Ponadto musi złożyć pisemne oświadczenie, że urlop udzielono z powodu udziału w działaniach wojennych.

W praktyce, jeśli spełnisz te warunki, osoby z Ukrainy przebywające urlopie możesz nie uwzględniać przy obliczaniu zatrudnienia. Inne typy urlopu bezpłatnego pozostają objęte zwykłymi zasadami.

• Zadbaj, by kadry zbierały oświadczenia i wnioski.
• Śledź daty powrotów — każda zmiana wpływa na dzienne zatrudnienia.
• W razie wątpliwości archiwizuj dokumenty dla audytu.

Jak liczyć w praktyce: przykład ZOG, kalkulator etatów i wpływ na wpłaty PFRON

Praktyczne obliczenia pokażą, jak zmiany etatów w trakcie miesiąca wpływają na obowiązek wpłat. Zbieraj dzienne wartości i stosuj proste reguły zaokrągleń.

Przykład miesięczny: zmiany etatów i wynik ZOG

Załóżmy, że od 1 do 7 sierpnia masz 26 etatów, a od 8 do 31 sierpnia — 30 etatów.

Obliczenie: ZOG = [(7 × 26) + (24 × 30)] : 31 = 29,10 etatu. Taka średnia przekracza próg 25 najmniej pracowników przeliczeniu i może wywołać obowiązek, jeśli nie spełniasz wskaźnika zatrudnienia.

Wzór na wpłatę i termin

Wzór: 40,65% × Pw × (Zo × wskaźnik – Zn). Dla firm wskaźnik to 6%, dla edukacji i opieki 2%.

Pw to przeciętne wynagrodzenie z poprzedniego kwartału. Deklarację INF-D-P i wpłatę pfron składasz i płacisz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku.

• Zbieraj stany dzienne i użyj prostego kalkulator w arkuszu, by policzyć średnią.
• Przeliczaj etaty w przeliczeniu pełny wymiar i uwzględniaj części etatu przy konwersji czasu pracy.
• Uwzględnij tylko pracowników, których wlicza się zgodnie z katalogiem wyłączeń; dokumentuj podstawie umowy.
• Automatyzacja ułatwi szybkie prognozy i zapobiegnie błędom przy wyliczeniu wpłat państwowy fundusz.

Co zrobić w firmie: kroki, by prawidłowo raportować i minimalizować ryzyko wpłat

Aby uniknąć niespodzianek finansowych, wprowadź stały proces zamykania miesiąca i weryfikacji danych kadrowych. Ustal jasne terminy, role i listę dokumentów, które potwierdzają status pracowników.

Checklista kadrowa: ewidencja etatów, weryfikacja wyłączeń, terminy INF-D-P

Kluczowe zadania wykonuj co miesiąc, by przygotować rzetelne raporty i obliczenia.

• Uporządkuj ewidencję etatów: dzienne zestawienia, zmiany w trakcie miesiąca oraz wykaz wyłączeń z dokumentacją potwierdzającą status osób niepełnosprawnych.
• Stwórz checklistę: oznacz przypadki z katalogu wyłączeń (urlopy, służba, OHP, świadczenie rehabilitacyjne, umowy pracę w celu przygotowania) i zweryfikuj, czy zostały poprawnie sklasyfikowane.
• Terminy: zakończ kalkulacje i złóż deklarację INF-D-P oraz dokonaj wpłat pfron do 20. dnia miesiąca po okresie rozliczeniowym.
• Odpowiedzialność: wskaż osoby, które gromadzą dane, liczą ZOG i Zn oraz akceptują kwoty do zapłaty.
• Automatyzacja: wdroż kalkulator kadrowo-płacowy w arkuszu lub systemie z walidacjami i alertami.

Regularne szkolenia i procedury archiwizacji oświadczeń oraz wniosków zabezpieczą twoją pozycję przy kontroli. Monitoruj miesięcznie wskaźniki zatrudnienia i planuj zatrudnianiu tak, by ograniczyć konieczność wpłat państwowy fundusz rehabilitacji.

Wniosek

Dokładne liczenie dziennych stanów i stosowanie katalogu wyłączeń są kluczowe dla prawidłowego ustalenia stanu zatrudnienia.

Aby uniknąć wpłat, kontroluj wskaźnik zatrudnienia i dokumentuj przypadki osób niepełnosprawnych oraz inne wyłączenia z art. 21 ust. 5.

Zadbaj o regularne przeglądy ewidencji pracy, wyliczanie średniej arytmetycznej i terminowe składanie INF-D-P do 20. dnia miesiąca. W praktyce wzór 40,65% × Pw × (Zo × wskaźnik – Zn) pozwala ocenić wysokość zobowiązania.

Jako pracodawcy wdroż jasne role i prosty kalkulator w HR. Dyscyplina w dokumentacji i świadome zatrudnianiu osób redukują koszty i dają spokój przy kontroli.

Julian Wolniewicz

Historyk idei, redaktor i propagator otwartej nauki. Od lat związany z projektami na rzecz upowszechniania wiedzy w domenie publicznej. W Bibliotece Otwartej Nauki odpowiada za współpracę z autorami oraz rozwój kolekcji z zakresu nauk społecznych. Wierzy, że przyszłość badań naukowych zależy od transparentności i współpracy ponad granicami.

Related posts:

Jaka praca po studiach ekonomicznych? Oto zawody w których dostaniesz pracę Studia logistyczne – co można robić po logistyce? Oto zawody dla Ciebie! Jak wypełnić kwestionariusz osobowy? Instrukcja krok po kroku [WZÓR] Wskaźnik zatrudnienia (EPC) – jak go obliczyć? Prosty wzór i przykład.